Orders overtypen, hoe lang blijf jij dat nog doen?

De laatste jaren zien we steeds meer automatisering binnen de AGF sector. Oude, stoffige ERP applicaties worden vervangen naar gelikte, toegankelijke cloud apps. Er is niet meer één applicatie die alles doet, je maakt gebruik van een breed scala aan apps, het liefst aan elkaar gekoppeld. Zonder integratieplatform of datawarehouse hoor je er eigenlijk niet meer bij, toch?  

Toch lijkt er in mijn ogen een belangrijk deel vergeten te worden met het digitaliseren van software. De reden om te automatiseren is over het algemeen het verminderen van fouten én het vervangen van handmatig werk. Iets wat zich daar uitermate voor leent is 'het orderproces'. De hoeveelheid orders die elke dag handmatig ingevoerd wordt is groot. Daarbij is het ook nog eens een tijdrovende klus, best zonde eigenlijk. 

Het kan! En stiekem al best wel een tijdje. 
Het uitwisselen van digitale orders is niet nieuw en bestaat al best wel even. Eén van de oudste en bekendste opties is via EDI (Electronic Data Interchange) waarbij de EDIFACT standaard al sinds 1987 bestaat. Deze standaard beschrijft hoe elk bericht opgebouwd moet worden, zodat deze voor iedereen gelijk is. EDI wordt vooral gebruikt door de grotere retailers, zowel binnen als buiten Nederland. Als het eenmaal opgezet is, werkt EDI goed, maar we zien dat hier vaak lange implementatietrajecten voor nodig zijn. Over het algemeen heb je te maken met vier á vijf verschillende spelers, waardoor de communicatie wordt bemoeilijkt. De laatste jaren zien we een groei ontstaan in het aantal klanten die van EDI gebruik maken, toch blijft het aandeel nog niet heel groot.

Communicatieplatformen
Naast EDI is het communicatieplatform een nieuwe speler op de markt. Platformen stellen de klant in staat om interne en externe systemen aan elkaar te koppelen. Deze systemen lenen zich daarmee prima voor het uitwisselen van digitale berichten tussen klanten. 

Met FreshBabel hebben wij hier een aantal jaar geleden op voorgesorteerd. Ook binnen jem-id zijn wij er van overtuigd dat er niet meer één applicatie is die alles kan. Juist een combinatie van applicaties die met elkaar samenwerken, zou de oplossing moeten zijn.
Om ervoor te zorgen dat deze applicaties elkaar ‘begrijpen’ is het nodig om een ‘vertaalservice’ in het midden te hebben. Freshbabel zorgt ervoor dat input uit verschillende bronnen vertaald wordt naar één voor GreenCommerce bekend formaat, zodat dat automatisch ingelezen kan worden. Hierdoor hoeven gebruikers dit niet meer handmatig te doen. Via deze techniek kunnen al onze GreenCommerce klanten onderling, kosteloos digitaal orders uitwisselen. Hiernaast kunnen zij ook niet-GreenCommerce klanten aanhaken, waardoor het netwerk groeit en de sector nog meer met elkaar in verbinding komt.

De toekomst?
Zowel via EDI als via een communicatieplatform zien we dat het uitwisselen van digitale berichten aan het groeien is. Toch is het aandeel orders wat digitaal ingelezen wordt, tegenover het aandeel wat handmatig ingetikt wordt, laag. De reden hiervoor is dat elke klant en leverancier apart benaderd moet worden en één voor één aangesloten moet worden.
Een ideaal toekomstbeeld is dat orders niet meer via de telefoon of e-mail verstuurd worden, maar uitsluitend digitaal binnenkomen. Waar de techniek er al jaren klaar voor is, is het aan ons om de sector hiervan te overtuigen en ze te helpen deze omschakeling te maken.