Het beste inwerkplan

Nieuwe collega's inwerken via eigen App
Het beste inwerkplan van Nederland, dat is nogal iets. Voor ons in ieder geval een mooi streven. Nieuwe medewerkers moeten in een warm bad terechtkomen. Daarom is het belangrijk om het onboardingsproces op de juiste manier in te richten. 

Tijdens een brainstormsessie kwam naar voren dat kennis en expertise een belangrijk onderdeel is van onze positionering. Hierin is het belangrijk dat nieuwe medewerkers goed ingewerkt worden en de optimale begeleiding krijgen om zich te kunnen ontwikkelen. Zo krijgen ze de juiste kennis en kunnen ze ervaring opdoen. 

Verder geeft een concreet plan duidelijkheid en zorgt het ervoor dat nieuwe medewerkers de organisatie en bedrijfscultuur goed leren kennen. Zeker bij een horizontale organisatiestructuur zonder managers bestaat het gevaar dat nieuwe medewerkers in beginsel kunnen gaan zwemmen; zonde, vinden wij.  

Onze huidige onboarding bestaat uit:

• Een leuk kaartje aan de nieuwe medewerkers (voor hij/zij start)
• Welkomstpakket met o.a. een handboek, waarin alle do’s en don’ts worden uitgelegd.
• Een bon voor welkomstgebak (bakker). Zelf iets bakken wordt ook zeer gewaardeerd.
• Inwerkplan (periode) uitleg en meekijken met collega’s 
• Meegaan naar een klant en waar mogelijk ook ‘Stage lopen’ bij klanten om de software ook van de andere kant te leren kennen 
• Een buddy (die je uitleg geeft en overal mee kan helpen) 

Dat klinkt als een hele lijst, toch misten we iets…
Een digitale versie (App) met praktische informatie, urenregistratie en een persoonlijk ontwikkelplan. 

Van stagiair naar medewerker
Bij jem-id begon ik met een stageopdracht rondom bovengenoemde App. Hierbij kreeg ik bijpassende informatie over de scope en de ontwerpen, waarna er gestart kon worden met de back-end (het onzichtbare gedeelte voor de gebruiker). Met dit project is er gelijk een mooie manier gecreëerd om ervaring op te doen met de nieuwste technieken waarmee er binnen jem-id gewerkt wordt. ‘Learning by doing’. Ondertussen keek er een begeleider mee. Dit is vooral fijn voor de momenten dat je vastloopt of als iets nog niet helemaal werkt zoals je wilt. Naast ‘de buddy’ zit ik in een groepje dat zich bezighoudt met het onderwerp ‘het beste inwerkplan’. Hierin zaten ook nieuwe medewerkers die direct konden laten weten wat ze misten tijdens de start. Het is fijn om met zo’n groep te kunnen sparren over de inhoud. Momenteel is mijn stage afgerond en heb ik naast mijn studie een bijbaan bij jem-id, wat mij erg goed bevalt. Momenteel zijn we het project aan het afronden en willen we de app gaan testen middels een pilot. Hierbij zullen medewerkers de applicatie in gebruik gaan nemen en feedback geven, waardoor we verder kunnen gaan met ontwikkelingen. Vervolgens kunnen we de app altijd uitbreiden en doorontwikkelen. 

Naast dat ik mijzelf kan ontwikkelen, zorg ik ervoor dat het product ook echt gebruikt kan worden, want ik help de organisatie bij het onboardingproces waardoor (nieuwe) medewerkers zichzelf beter kunnen ontwikkelen en klanten nog beter geholpen kunnen worden; win-win-win dus.

De inhoud van de onboarding App 
Momenteel ben ik samen met andere collega’s en stagiaires bezig met het bouwen van het gedeelte rondom het inwerkplan en cursussen die gevolgd kunnen worden. Dit gedeelte moet zo veel mogelijk gepersonaliseerd worden. Hierbij kijken we naar vragen zoals: Welke cursussen zijn interessant? Welke (Udemy) trainingen kan iemand het beste volgen? Hiernaast kunnen medewerkers via de digitale boekenplank straks ook zien welke (voor hen interessante) boeken beschikbaar zijn.  

Ook wordt het duidelijk waar nieuwe medewerkers benodigde informatie kunnen vinden, bijvoorbeeld via Google Drive, Confluence (Atlassian) of op een Monday-bord. Later is het ook de bedoeling om video’s in de applicaties te kunnen inzien en hierbij ook reviews te kunnen geven. 

Eerder zijn we bezig geweest met een inzicht in de verschillende teams, een plattegrond van het bedrijf en een lijst met praktische informatie zoals: Waar mag je parkeren? Welke vrije dagen zijn er? Wie zit waar en waar is die ene collega allemaal mee bezig? 

En niet geheel onbelangrijk, via de app kunnen medewerkers ook direct hun uren boeken en vakanties inplannen. 
Al met al, wordt (via de app) het inwerkproces verbeterd, voelen nieuwe medewerkers zich beter thuis, wordt het uren boeken eenvoudiger en krijgen specialisaties per medewerker een boost via het persoonlijke ontwikkelplan.

En last but not least heb ik een uitdagende en gave stageopdracht en bijbaan met de juiste begeleider(s).  

Tips om jouw inwerkprocedure te verbeteren:  

• Bekijk je inwerkproces en kijk wat je kan verbeteren.
• Bedenk projecten waar stagiaires makkelijk aan kunnen beginnen en waarmee ze leren werken met de nieuwste technieken. 
• Betrek een buddy/begeleider die betrokken is en open staat voor vragen en advies kan geven waar nodig.
• Bedenk welke producten of diensten écht opgeleverd/gebruikt kunnen worden en een toegevoegde waarde aan je bedrijf kunnen geven.