De fundering van een succesvolle BI omgeving

Datagedreven werken 
“Business Intelligence”, “Datagedreven werken” en “Data Analytics” klinken de meeste mensen niet vreemd in te oren. Dit zijn al enige tijd geen exotische termen meer die enkel in financiële sector bekend zijn. Waar voorheen voornamelijk banken, verzekeraars en IT bedrijven gebruik maakten van Business Intelligence om inzicht te krijgen in diverse aspecten van hun bedrijfsvoering, zien we dat zij de afgelopen jaren steeds meer worden bijgestaan door organisaties uit andere sectoren. Dit zien we ook terug in de zoektrends van Google; hierin zien we dat tot 2016 / 2017 er een vrij constante trend te zien was naar de zoekterm “Business Intelligence”. Echter is de zoekterm hierna gestaag aan het stijgen geweest en inmiddels staat de teller in Nederland op een stijging in populariteit van 300% ten opzichte van 2015 en eerder. 

Sinds deze periode zien we ook dat steeds meer van onze klanten gebruik zijn gaan maken van de data die ze dagelijks in hun systeem ‘kloppen’. Sommigen van hen gebruiken inzichten om bijvoorbeeld omzet of resultaten te vergelijken tussen klanten, periodes of producten. Ook zien we initiatieven ontstaan om voorspellende inzichten op basis van trends te tonen. Een voorbeeld hiervan zijn inzichten op basis van weersvoorspellingen. Wat wij ervaren is dat de AGF sector een duidelijk behoefte heeft aan meer inzichten en dat het belang hiervan niet onder doet aan het belang voor bedrijven in financiële sectoren. Ook in de AGF sector is gedegen inzicht randvoorwaardelijk voor het bestaansrecht van een organisatie. Des te meer vanwege de snelheid waarmee binnen de AGF sector de processen en goederenstromen plaatsvinden. 

Self Service BI Tools
Naast de behoefte naar tools om data inzichtelijk te maken, zien we niet alleen dat het aantal van dit soort tools langzaam toe neemt. Belangrijker is waarschijnlijk dat de bestaande tools steeds volwassener worden. De verschillende toevoegingen die de makers ervan de afgelopen jaren hebben geïntroduceerd en blijven doorontwikkelen, bieden inmiddels een hoeveelheid functionaliteiten die voorheen onvoorstelbaar was. Daarbij wordt het gebruik ook steeds eenvoudiger gemaakt. Met behulp van een paar handleidingen op Youtube kan je tegenwoordig bijvoorbeeld al een redelijk overzicht in elkaar sleutelen. In de Business Intelligence applicaties is dan ook een logische trend gaande, waarin we zien dat met name de zogenaamde “Self Service BI Tools” nu enige jaren als leiders binnen de markt worden gezien. “Self Service BI Tools” zijn applicaties die gebruikers in staat stellen zelf de data te analyseren. Niet langer is de gebruiker (volledig) afhankelijk van Data-analisten voor kostbare inzichten; de gebruiker kan nu zelf de verbanden ontdekken op basis van zelfgemaakte grafieken! De meest bekende voorbeelden van dit type applicaties zijn Microsoft’s Power BI, Tableau van Salesforce en QlikSense / QlikView van Qliktech. 

In de AGF sector zien we voornamelijk dat gebruik wordt gemaakt van Power BI. Ook bij jem-id zijn we fan van deze applicatie en zorgen we ervoor dat we continu op de hoogte zijn van nieuwe mogelijkheden door middel van trainingen. Power BI gebruiken we niet enkel om overzichten voor onze klanten te maken, ook intern maken we hier veelvuldig en dankbaar gebruik van.

Fundering
De mogelijkheden die “Self Service BI Tools” bieden voor organisaties beperken zich niet enkel tot het laten creëren van inzichten door de gebruikers zelf. Het maakt het ook mogelijk voor organisaties om derde partijen in te zetten die deze overzichten voor hen maken, zonder dat deze derde partijen hier eerst een robuuste architectuur voor in hoeven te richten. Hierdoor kunnen deze partijen al in een relatief korte tijd inzichten over de organisatie presenteren! 

Hierin schuilt echter ook een risico dat vaak over het hoofd wordt gezien. Dat het niet langer nodig is om een solide fundering aan te leggen, betekent niet dat het ook verstandig is om dit achterwege te laten. Wat nog erger is dan het niet kunnen maken van keuzes op basis van inzichten, is het maken van keuzes op basis van verkeerde inzichten! Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat een gebruiker of derde partij de data die de grondslag vormt van de overzichten volledig begrijpt en heeft kunnen valideren. 

Ook kan deze onderliggende data van de ene op de andere dag qua structuur veranderen. In het geval van de data uit GreenCommerce zou dit bijvoorbeeld het geval kunnen zijn wanneer er data na een update op andere plekken wordt opgeslagen of de berekening van bepaalde waarden zou veranderen.

Naast de integriteit van de data, ligt ook in de toegankelijkheid ervan een risico. Regelmatig worden de “Self Service BI Tools” namelijk direct op de live database ‘ingeprikt’. Dit vormt niet alleen een potentieel security risico, maar het zal verre van de eerste keer zijn dat de operationele processen binnen een organisatie het onderspit delven. 

Het is niet voor niets dat de organisaties in de financiële - en IT sectoren met name investeren in de fundering voor hun inzichten. Pas als deze fundering robuust en integer blijkt, worden hier overzichten op gebouwd. Ons advies zou zijn om hier lering uit te trekken. Het is zonder enige twijfel waardevol voor een organisatie om inzichten te krijgen op basis van hun data. De vraag is echter of een organisatie zich de risico’s van een opportunistische inrichting kan permitteren.